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如何让Google变身成不可或缺的商业工具

发布时间:2021-01-21 07:03:07 阅读: 来源:点钞机厂家

Google正逐步把它的许多不同种类的产品结合起来,并将它们整合进Google+以给用户带来更加流畅的体验。不难想象它可能会将自己的触手伸向商业工具领域。从这点上来说,Google可能会对Basecamp和其它一些项目管理工具造成威胁。

当然,它现在还没发展到那个地步,要成为一款商业工具,Google还缺少一些特定的功能。不过Google确实能给一些不愿意在项目管理工具上花费大量金钱的新型或小型企业带来一个不错的选择。对于Google+的使用方式,你尽可以发挥你的想象将它变成你需要的样子。

沟通交流 很显然,Google在这个方面做得已经不错了。Google+的功能已经包括了公共交流、私人信息、聊天甚至是视频聊天这些几乎全面的沟通交流模式。通过不同的交际圈,你可以向一个圈中的所有同事,或是一部分同事发布信息。在这里你甚至还可以和别人进行一对一的交流。同时Google还将Google Chat整合进了Google+,这让人们能够很方便地进行一些简短快速的交流。

根据公司的规模,你可以将Google+的交际圈功能发挥得淋漓尽致。比如你可以设置不同部门的圈子,经理们的圈子甚至是所有员工都在里面的圈子。然后慢慢地,这些圈子里的成员们可以根据实际需要来自己创建一些圈子。

Hangouts功能是视频会议的极佳工具。它对于那些办公室遍及全国甚至是全世界各地的公司尤为有用。随后,用户可能还能够通过它同时观看YouTube视频,虽然这可能会有点浪费时间。不过如果需要做一个视频演讲的话,那么大家就可以一起在YouTube上看看如何制作并且上传一个演讲到YouTube上了。

Hangouts还有非常多的未被开发的潜能,我们希望Google能最大限度地让其发挥出来。想象一下这款功能如果附带一个共享的写字板,而每个与会成员都能在写字板上添加笔记、观点甚至上传文件,那将是多么美妙的事情啊!如果能在Google+的Hangouts上附加一个协作的属性,那么这款功能将会更加有价值。

项目

作为一款项目管理工具,它需要能够让你在上面创立独立的项目,列出任务并且分配它们。这就需要充分地发挥你的创造力了。对于独立的项目,交际圈当然再一次被选中为最佳的解决方案。比方说,你的公司正在开发一个新的项目,每个成员都建立了一个里面有所有工作人员的圈子。所有的想法、视频、图片和其他东西都会在这些圈子里展示出来。也就是说,所有的东西都被归档整理了。而交际圈此时就将工作空间和沟通工具结合起来。

分配任务

通过Google的产品,你能有很多不同的选择来管理任务分配等相关事宜。首先,对于已经建立的项目或部门的交际圈,你可以直接在圈子里发布任务分配方式和内容。这样这些交际圈就可以变成一个工作系统。在这个系统中,当一个经理发布了任务之后,相关接受任务的人可以在后面作出评论来确认自己已经收到了这个信息。

在发布任务时,如果你的任务是公开发布的,那么就在圈子里宣布。如果是针对个人的,那么就用他们的名字,这样他们能收到相关的通知。

可惜的是,如果你要标记一项任务已完成,你只能在后面添加评论。不过我并不是很担心这一点,因为有个先例在那里。当Twitter刚开始发布的时候,标签也不是它的一部分。后来因为Twitter用户的想法和推动,标签才变成如今这样一种用来将你的tweets标记和分类的主要方法。我想在Google+上,也会发生一些类似的事情——不管是由官方发布还是由用户创造。如果能够添加标记发布和评论的功能,这样人们就能更容易地将未完成的任务和已完成的任务区分开来。

文档整合

Google Docs还并没有被直接整合进Google+。我猜想,就像Picasa被整合进Google+一样,对于所有的Google服务,到时候都会有一些直接的连接将它们和Google+整合起来。到那时候,你就可以很容易地通过Google Docs的分享文档功能和其他用户协作完成任务了。

如果你不需要其他用户的协作,只是单纯地希望能够和他们分享一个文档,你可以生成一个公共链接,然后所有得到这个链接的人就都可以得到这份文档了。打开一个文档时,点击Share(分享)>Publish(发布)到网络。

这个生成的链接可以很方便地在Twitter,Buzz和其它很多地方分享。从这个方面来看,有些Google+的整合很快就要出现了。

同时,通过Google Docs能够给你提供一些很棒的附加功能,像访客统计和大量的模板。你可以尽情地发挥Google Docs的用处。

如果你担心你的文档被淹没而很难找到时,你可以使用一个付费功能Memeo来将Google Docs同步到你的桌面。如果你更喜欢一些免费的功能,那么Syncplicity能够将你的Google Docs账户和你的文档同步。

分享文件和文件夹

通过Google+,你能够方便地和他人分享很多东西,包括但不仅限于图片、视频和链接。不过很不幸的是,文件不在这个范围之内。实际上,你可以将任何文件上传到Google Docs,然后通过传统的Google Docs方法——电子邮件——来分享它们。和文档不同,你不能对这些文件生成一个公共链接然后在Google+上直接分享它。

如果你真的需要在Google+上分享一个文件的链接,最方便的方法应该是使用一些非Google解决方法——比如说Dropbox就是能够对本地文件生成一个公共链接的最简便的方法。

联系方式

你所有的联系方式都被整合在一个地方。如果其它公司也在使用Google+的话,有一个很便捷的方式能够让你们查找到相互的联系方式,甚至是直接通过Google+进行交流。

Google+资料有一个小巧的个人联系区域,在这个区域你可以分享你的网站链接、档案和其它。简而言之,如果你愿意,Google+能够让你很容易地向同事们分享更多个人信息。

电子邮件整合

对于Gmail,不用说太多——它就像你在使用Google时的一个个人账户,通过它你能够随时跟踪你的项目管理和来信。而现在,你只需要在Google+工具栏里加上一个通知,那么当你有新邮件的时候,就会自动弹出提示。作为Chrome的一个扩展功能,Start G+就提供了Gmail的新邮件提醒和快速预览邮件的功能。

就这个扩展功能本身来说,它并不是完美无缺的。不过它确实为Google+的Google产品整合潜力带来了一些提示。

通知

除了Gmail通知,你可能还会想要在Google+里收到一些其他通知,比如让你知道有一个同事进行了更新等等。在The Next Web,我们通过Convofy和通知能够随时知道事情的进展。通过一个像Google+助手的扩展,一旦有新的更新出现,你就可以得到相应的通知。

手机接入

通过时下好评如潮的Android应用和即将推出的iOS应用,你可以很方便地通过手机时刻和同事们保持联系,并且跟进项目情况。

如果你在路上的时候也想能够和同事们进行即时沟通和项目跟进,那么手机上的这些功能将会非常有用。

还缺了什么?

显然开发Google+的初衷是为了将它作为一个社交网络而不是一个项目管理工具,所以它肯定还缺少了一些必要的功能。这里列出的很多功能无疑都可以为它变身成一款成功的项目管理软件添砖加瓦。

首先,一个企业们都很重视的必备功能是Google应用是否能被接入Google+。

我们之前所说的Google+的项目管理功能全部都是基于交际圈的应用。现在,交际圈还是完全私人的东西,如果将它建立成一个加入所有同事的圈子将会有点困难。如果将来能够有一个公共交际圈的功能,通过这个功能也能够进行分享,或者其它成员可以加入,这样的话就能保证所有的成员都得到及时的更新信息。

对于Google+,现在已经开始出现有关“子交际圈”或是“交际圈中的交际圈”这样的讨论。这将会是你能更好地控制你的圈子的重要功能之一。如果你有一个非常大的公司,而且公司中有非常多的部门,你就可以通过这样的形式来整理你的交际圈,使其变得有序而不杂乱。

为什么Google+具有如此巨大的潜力

对于Google+,你可以想象出无数种具有创造性和独特的使用方法。这款服务才刚刚开始试行几周,而到现在还没有完全对开发者们开放。一旦它完全开放了,我们将可以看到大量的有用并且有趣的应用在它的基础上开发出来。而这其中有很多将势必能够扩大和增强Google+已经具有的项目管理潜力。

用户们已经开始寻找这些能够让这个服务变得更具功能性的方法。其中一个就是让Google+能够搜索的功能。Cloud High Club已经找到了两个对策:一个需要你的一些工作;另一个是一个已经完成的Google+搜索引擎。

Google+作为一款项目管理工具的角色还不是很成熟,不过它确实是Google创造出的可以提供一些工作上的方便的服务。

你相信Google+能够变身成为一款真正的项目管理工具吗?请告诉我们你的想法。

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